Ostobudjetti - tuotteita myyvän yrityksen tärkein budjetti

Miten ja miksi erityisesti maahantuojan tai jälleenmyyjän kannattaa laatia budjetti ja erityisesti ostobudjetti?

Oletko koskaan miettinyt, että ilman budjettia toimiva yritys onnistuu kaikessa, mihin ryhtyy? Mutta onko se hyvä asia?

Ilman budjettia kaikki on pelkkää onnistumista, koska ei ole mitään tavoitetta eikä vertailukohtaa, mihin verrata. Kuten kaikki tiet vievät Roomaan, ilman budjettia päätyy aina jännittävästi jonnekin.

On vaikeaa tehdä systemaattisesti hyviä päätöksiä, jos päätöksen ja toteuman välillä ei ole mitään yhteyttä. Kaikilla Fionian asiakkailla on tässä kohtaa etulyöntiasema, koska laadimme kaikille vastuullamme oleville yrityksille budjetin. Budjetti on numeromuodossa oleva strategia.

Budjetointi on myös vastuunottamista. Sen aikana saadaan itse numerot, mutta myös budjetoinnin aikana käydyillä keskusteluilla, pohdinnoilla ja eri vaihtoehtojen kalkuloinnilla on iso arvo. Joskus jopa isompi kuin lopputuloksena syntyneellä budjetilla. Siksi avaan tässä blogissa budjetointia ja erityisesti ostobudjetin laatimista. Olemme Fionialla erikoistuneet sellaisten yritysten auttamiseen, joilla on varasto. Siksi aihe koskettaa meitä paljonkin.

Budjetoinnin tuoma tylsyys on hyvä asia

Monet ongelmissa, eli jatkuvassa kassakriisissä olevat yritykset ovat jännittäviä ja stressaavia paikkoja elää ja olla. Mutta yrityksessä jännitys on täysin hyödytöntä. Jännitys ei lisää kannattavuutta, eikä varsinkaan vähennä stressiä. Emme esimerkiksi stressaa Fionialla kassan riittävyydestä. Olemme laatineet strategian, ja numeroineet sen budjetin muotoon. Sitten teemme mitä olemme suunnitelleet. Me jännitämme sitä muuttuuko tämä vai tuo tarjous kaupaksi, mutta emme jännitä rahatilannetta. Olemme suositelleet tätä tapaa myös muille.

Budjetointi tuo mukanaan hyppysellisen tylsyyttä, ja se on tässä kohtaa erittäin hyvä asia.

Milloin budjetoida?

Kokemuksemme mukaan paras aika budjetoinnille on loka–marraskuu, varsinkin jos tilikausi = kalenterivuosi. Budjetti pitäisi olla valmis kuukausi ennen tilikauden alkua, koska 1. tammikuuta sitä toteutetaan jo.

Myyntibudjetti on budjettien äiti

Kun liikevaihto- ja voittotavoite on päätetty, alkaa unelman konkretisointi kuukausi- ja viikkotasolla.

Muistutuksena, että jos haette kasvua esim. 10 %, tarvitaan asiakaspoistuman takia kasvua 20 %. Harmillisen usein tämä pääsee unohtumaan. Ei ole väliä, onko B2B- vai B2C-bisneksessä, asiakaspoistumaa on aina. B2B-puolella poistuma voi olla 1–20 prosenttia, kuluttajapuolella kymmenestä jopa 55 prosenttiin. Suosittelemme peukalosäännöksi 10 % asiakaspoistumaa. Fuusiot, muutot, avioliitot, lapset, konkurssit jne. – syitä poistumaan on lukuisia.

Ostobudjetti on perheen tärkein lapsi

Olemme Fionialla keskittyneet auttamaan ja palvelemaan erityisesti yrityksiä, joilla on varasto. Maahantuojat, jälleenmyyjät, tukut ja valmistava teollisuus ovat meille tuttuja. Tämä on se budjetti, jonka kanssa painimme eniten. Mutta se on ehdottomasti sen arvoista.

Ostobudjetti määrää kuukausi- ja viikkotasolla, paljonko tavaraa ostetaan. Sitä voisi verrata perheen ruokarahaan: meillä on tällä viikolla käytössä tämän ja tämän verran rahaa. Sen kanssa pitää olla tarkkana – se on se budjetti, jolla firma pidetään hengissä.

Ostobudjetin vertaaminen viikoittaiseen ruokarahaan on varsin hyvä. Samalla tavalla kuin ruoan kohdalla mietitään sen mahdollisimman suurta ravitsevuutta, ostobudjetin kohdalla mietitään myyntikatetta. Mitä ostamalla saavutan parhaan mahdollisen myyntikatteen? Tämä taas selviää ABCD-raportista. Voit katsoa tekemäni videon ABCD-raportista täältä.

Samalla tavalla kuin mahdollisimman ravitsevaa ruokaa ostetaan sarjalla päivittäisiä päätöksiä, hyvä ostaja etsii, pohtii ja päättää ostaa mahdollisimman myyntikatteellisia tuotteita ostobudjetin rajoissa. Se jos mikä on bisnesälykkyyttä.

Ostobudjetti elää koko ajan

Jos joku budjetti elää vuoden mittaan, niin se on ostobudjetti. Joskus se on todella pieni, ja joskus lähes rajaton – niin oudolta kuin se saattaa aluksi tuntua.

Siksi vuositason ostobudjetti on erinomainen lähtöaskel, mutta sekin on vain suuntaa antava. Ostobudjetti, joka on euromääräisesti ylitetty, voi olla erittäin hyvä asia, kunhan sen tuottama myyntikate on myös ylitetty. Ostobudjettia säädetään vähintään kuukausittain, joskus viikoittain ja joskus jopa päivittäin. Hyvä vertaus on nopeusrajoitus, moottoripyörän nopeusmittarin tausta ja viisari, joka näyttää nopeuden.

• Nopeusrajoitus = toteutunut myynti
• Nopeusmittarin numerot = suunniteltu ostobudjetti
• Nopeusviisari = toteutunut ostobudjetti

Onko vauhti sovitettu todellisuuteen? Pitääkö vauhtia hidastaa vai kiihdyttää? Pieniä jatkuvia päätöksiä, ei yksi iso päätös kotipihalla (”ajan koko matkan 80 kilometriä tunnissa”). Matka taittuu, ja päätöksiä tehdään sitä mukaa, kun uutta tietoa (nopeusrajoitus, tietyö, tmv.) tulee näkyville.

Ostobudjetti ja varastonkierto – helppo tapa laskea

Tuotemyyntiä harjoittavalle yritykselle hyvä varastokierto on elinehto. Sitä kannattaa hyödyntää ostobudjettiin liittyen. Alkuun pääsee muutamassa sekunnissa – kertoo vain varastoarvon niin monta kertaa, että tulos on liikevaihdon verran. Tarkemman luvun saa ERP- tai WMS-ohjelmistosta.

Esimerkkilaskelmia varastonkierrosta

• Liikevaihto: 1 m€ / Varastoarvo: 200 000 € / Varastonkierto: 5 (tavara on hyllyssä noin 30 vrk) / Kaava: 5 × 200 000 € = 1 m€
• Liikevaihto: 1 m€ / Varastoarvo: 500 000 € / Varastonkierto: 2 (tavara on hyllyssä kuusi kuukautta) / Kaava: 2 × 500 000 € = 1 m€
• Liikevaihto: 1 m€ / Varastoarvo: 2 m€ / Varastonkierto: 0,5 (tavara hyllyssä melkein kaksi vuotta) / Kaava: 0,5 × 2 000 000 € = 1 m€

Budjetoinnin yhteydessä asetetaan varastolle kiertotavoite – millä kierrolla saavutetaan haluttu myyntikate.

Varastonkierto, ostobudjetti ja vaarallinen kirjanpito

Kaupanalan yrityksessä ostamista tapahtuu joka kuukausi. Koska kaikki tavara ei juuri koskaan mene kaupaksi saman kuukauden aikana, on varastoarvon seuraaminen kuukausittain todella kriittistä. Kauppaliikkeessä varastonmuutos ei ole kirjanpidon tekninen yksityiskohta. Se on johtamisen mittari.

Alla esimerkki.

Kysymys: Minkä verran yrityksen ostobudjetti olisi seuraavalle kuukaudelle?

Kirjanpitolaki ei vaadi varastoarvon seuraamista ja muuttamista kuukausittain. Kerran vuodessa tehty päivitys tai korjaus riittää. Kaupan alan toimijalle tämä on valtava riski, ja johtaa todella helposti varaston paisumiseen ja kassan tyhjenemiseen.

Alla olevassa yksinkertaistetussa esimerkissä yritys tavoittelee varastonkiertoa 12. Se tarkoittaa, että varastossa halutaan pitää noin yhden kuukauden tavaratarve. Tuotteet myydään tuplahinnalla, joten 10 000 euron myynti kuluttaa varastoa ostohinnoin 5 000 euroa. Siksi tavoitevarasto seuraavaa kuukautta varten on 5 000 euroa. Kirjanpitoa tehdään vain eri tavalla.

Hyödyllinen kirjanpito antaa yrittäjälle/ostajalle heti tiedon, että varastossa on jo 5 000 eurolla tavaraa. Siksi seuraavan kuukauden ostobudjetti on vain 5 000 euroa, eikä suunnitellun 10 000 euroa.

Alemman, lakisääteisen kirjanpidon antama kuva tilanteesta on vääristynyt, ja syntyy mielikuva että tavaraa pitää ostaa 10 000 eurolla. Mikä on selvästi liikaa.

Ja siitähän se varasto alkaa paisua, kassa kiristyä, ja yrittäjä ihmettelee kun viivan alle ei tunnu jäävän mitään. Lainkirjain täyttyy, mutta se ei auta yrittäjää ostamaan paremmin. Tiivistetysti; lakisääteistä kirjanpitoa tehdään viranomaisia varten, hyödyllistä kirjanpitoa yrittäjää varten.

Milloin varasto on liian pieni?

Yksinkertaisesti vastattuna: silloin, kun se karkottaa asiakkaita. Otetaan esimerkiksi apteekki. Olet hakemassa apteekista lääkettä kolmen kuukauden tarvetta varten, mutta saat vain yhden kuukauden. Tai rengasliikkeessä saat vain kolme rengasta tarvittavan neljän sijaan. Pahinta, jos tätä tapahtuu toistuvasti.

On normaalia, että joskus tavara loppuu kesken. Mutta todella usein juuri kyseisen tuotteen voi korvata toisella vastaavalla tuotteella. Mutta jos näin ei ole, yrittäjän olisi äärimmäisen arvokasta saada tieto siitä, että tietty tuote loppuu kesken. Asiakas olisi ostanut kolmen kuukauden lääkkeet, mutta meillä oli varastossa vain yhden kuukauden lääkkeet. Tuliko tämä erittäin arvokas tieto asiakasrajapinnasta sisäänostajalle ja yrittäjälle? Mutuun perustuva varmuuskertoimen kasvattaminen ei ole fiksua – se kasvattaa salakavalasti varaston taas ylisuureksi. Sen sijaan nopea tiedonkulun järjestäminen on fiksumpaa ja samalla paljon kannattavampaa. Sillä tiedolla ohjataan ostobudjettia ja sen käyttöä.

Mistä apua ostobudjetin laadintaan?

Esimerkiksi meiltä, tilitoimisto Fionialta. Me autamme vastuullamme olevien yritysten ostajia laatimaan ostobudjetteja. Ei onnistu tunnissa, mutta ei sitä kuukausitolkullakaan justeerata. Mutta sen verran uskallan luvata, että hyvä siitä tulee. Ota yhteyttä, niin jutellaan siitä ja hyödyllisestä taloushallinnosta. Saattaa olla elämäsi paras yhteydenotto.

Lisää luettavaa varastonhallinnosta?

Jos sinulla on varasto, voisit hyötyä muistakin kirjoittamistamme artikkeleista. Aiheina ovat mm. Onnistunut varastonhallinta, ABC-analyysi ja myyntikatteen parantaminen.

Mikä ihmeen Fionia?

Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Olemme erikoistuneet kaupan alan toimialalle, ja siksi asiakkaistamme noin 80 prosentilla on varasto. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen.