Yrityksen budjetti - esimerkkinä verkkokauppa

Yrityksen budjetti on yrityksen treeniohjelma

Budjetti = yrityksen treeniohjelma. Tekemällä näin, saavutamme tämän tuloksen tähän mennessä. Kuten elämässä muutenkin, myös ilman treeniohjelmaa voi toki harjoitella, mutta silloin kehitys on pitkälti sattumaa. Ei seurausta systemaattista tekemisestä. Sama homma yrityksen kanssa.

Budjetti on numeromuotoinen strategia – mistä kasvu tai kannattavuus muodostuu. Kun budjettia lähdetään tarkastelemaan strategian kautta, ensimmäisiä kohta on pysyä valitussa teemassa – haetaanko seuraavan 12 kuukauden aikana kasvua vai kannattavuutta. Koska budjetteja on kaksi erilaista.

Kasvubudjetissa yritys käyttää enemmän rahaa markkinointiin, henkilöstöön ja varastoon tavoitteenaan kasvattaa markkinaosuutta. Kannattavuusbudjetissa jokaiselle eurolle asetetaan tiukempi tuottovaatimus. Liikevaihto voi olla sama tai jopa pienempi, mutta tulos on täysin erilainen. Erityisesti kaupanalan kannattavuus syntyy pienistä puroista, ja siksi kuluseuranta on kriittinen osa arjen toimintaa.

Kaupanalalla on kaksi osabudjettia, jotka määrittävät menestystä todella hyvin – ostobudjetti ja markkinointibudjetti. Ensimmäinen kertoo mitä tuotteita ostetaan myytäväksi ja toinen miten kerromme niistä kohderyhmällemme? Miljoonan euron liikevaihdon tekevän kaupan ostot ovat helposti yli 500 000 euroa vuodessa, noin puolet liikevaihdosta. Se on aika paljon rahaa.

Paljonko kassassa on rahaa vuoden päästä?

Kun lähdetään suunnittelemaan tulevaisuutta, on erittäin hyödyllistä miettiä paljonko kassassa on rahaa vuoden päästä.

“100 000 € firman pankkitilillä antaa paljon paremmat yöunet, kuin se 8 000 € mistä lähdettiin liikkeelle” totesi eräs meidän asiakas. Uskon häntä.

Ja kun kaikki rahat oli hankittu myynnin kautta, oli bisneskin varsin terveellä pohjalla. Sen takana oli käyttöön otettu ja systemaattisesti hyödynnetty budjetti, jonka teemana oli kannattavuus.

Tulosbudjetti kertoo, miten liiketoiminta tuottaa rahaa

Aseta ensin tavoiteltu tulostavoite euroissa, lisää kustannusrakenne, ja laske vasta sen jälkeen, millaista liikevaihtoa tavoite edellyttää. Tämä tulee varsin helposti, usein reilussa vartissa.

Esimerkiksi näin:

• Tavoiteltu käyttökate 80 000 €
• Käyttökateprosentti 8 %
• Liikevaihto 1 000 000 €

Esimerkkibudjetti (tulosbudjetti)

Alla on esimerkki suomalaisen verkkokaupan budjetista. Yhtenä erikoisuutena verkkokaupalle, verrattuna esimerkiksi sometoimistoon, ovat sekä palautukset että logistiikkakuljetukset.

Esimerkkiprosentit perustuvat verkkokaupan yleisiin kustannusrakenteisiin ja vaihtelevat toimialoittain, tietoa on kerätty useista eri lähteistä. Esimerkiksi kivijalkakaupalla, maahantuojalla tai tukkukaupalla yrityksen budjetti on hieman erilainen.

HUOM. Esimerkissä on yksi kohta, mistä tämän verkkokaupan kannattaisi lähteä kehittämään. Paljastan kohdan artikkelin lopussa.

Klikkaamalla kuvaa - näet sen isompana

Budjetti on aloitettu käyttökatteesta – tavoitteena on 8 %. Budjetoinnissa kannattaa hyödyntää edellisen vuoden lukuja ja ottaa ne vertailuluvuksi. Prosentit tekevät vertailusta erittäin hyödyllisen – ne kertovat mistä erot syntyvät.

Toimialaan liittyvänä erikoisuutena ovat palautusprosentti ja tilausten käsittely. Esimerkissä palautusprosentti on saatu edellisen vuoden datasta. Entäpä jos palautusprosentti olisi yli 40 % – kuten esim. Zalandolla. Budjetti on käytännössä numeromuotoinen strategia, ja siinä pitäisi näkyä yrityksen bisnesmalli. Tämä on sitä toimialan budjetointiosaamista, mistä asiakkaanamme olevat kaupanalan toimijat hyötyvät Fionian osaamisesta.

Tästä syntyy raamit budjetin eri osa-alueille. Tiedät myös, paljonko voittoa pitäisi tulla joka ikinen päivä ja joka ikinen viikko. Lähes kaikilla aloilla on jonkinlainen sesonki. Kuten esimerkiksi joulukuusilla, mutta silti ajatuksena on, että joka maanantai tilillä on enemmän rahaa kuin edellisen viikon maanantaina.

Onko budjetilla menestymahdollisuuksia?

Tämän jälkeen alkaa budjetoinnin mielenkiintoisin ja tärkein osuus – onko tämä mahdollista? Onko menestysmahdollisuuksia? Ovatko kiinteät kulut liian isot, markkinointibudjetti liian pieni – painavalla autolla ei voi kiihdyttää pintakaasulla ylämäkeen. Mistä otetaan pois, voidaanko ottaa pois? Mihin siirretään lisää rahaa – mistä siirretään lisää? Vaikeaa, mutta erittäin hyödyllistä pohdintaa.

Kun koko vuoden budjetti on saatu kasaan, pilkotaan kokonaisuus kuukausikohtaiseksi, ottaen huomioon sesonki/sesongit. Tämä antaa tärkeän vertailuluvun seurannalle.

Budjetti toimii vertailulukuna paremmille päätöksille

Kun budjetti on laadittu, alkaa sen varsinainen hyödyntäminen arjessa. Ilman budjettia toteutuneet luvut ovat irrallaan – ei ole oikein mitään mihin verrata niitä. Täydellistä budjettia ei ole olemassakaan, mutta rännin reunat kannattaa olla.

Budjetista saatujen vertailulukujen avulla teet varmempia ja parempia päätöksiä. Esimerkkinä kriittinen ostobudjetti antaa vahvan selkänojan – paljollako kannattaa tai pitää ostaa, jotta haluttu tulos saavutetaan. Pankkitilillä näkyvä saldo on liian epämääräinen ja hatara luku hyville päätöksille – esim. milloin konttikuljetus tilataan.

Koska kaupan toimialalle kuuluvat pienet prosentit, on jatkuva kulujen seuranta ja trimmaaminen erittäin kannattavaa. Siinäkin budjetti toimii hyvänä vertailupohjana.

Yrityksen budjetin tavoitteena on poistaa stressiä

Suunnittelemattomuus on stressitekijä. Jos kotitalouksista 57 % prosenttia stressaa ja tuskailee rahojen riittävyyden kanssa, luku lienee vieläkin isompi PK-yrityksissä (Lähde: Danske Bank). Siksi budjetointi on erittäin hyödyllistä tulevaisuuden suunnittelua.

Yrittäjälle kaikkein kalleinta on se, mitä et tiedä. Eli toisin sanoen jos et yrittäjä ei tiedä, mihin kate häviää. Kate ei lähde isolla juustohöylällä, vaan salakavalasti vähän sieltä sun täältä.

Esimerkkiyrityksen kehitettävä kohta?

Esimerkkinä toimivan yrityksen esimerkkiprosentit paljastavat, että yksi erittäin iso kehityspotentiaali löytyy Varasto + tilausten käsittely + lähetys -riviltä. Sen osuus kuluista, 11,5 % on poikkeuksellisen paljon. Tavoitteeksi voisi asettaa esimerkiksi 11,5 % -> 8 % säästön, mikä esimerkkiyrityksessä tarkoittaisi 35 000 euron säästöä ja parannusta kannattavuuteen.

Jos et tiedä, miltä toimialasi parhaiden yritysten kustannusrakenne näyttää, et myöskään tiedä kuinka paljon parannuspotentiaalia omassa yrityksessäsi on.

Fionian asiakkaana tietäisit.