Ohje: Kuitit kirjanpitoon Netvisorissa

Näin toimitat kuitit kirjanpitoon Netvisorissa – helposti ja oikein

Kuittien toimittaminen kirjanpitoon voi olla helppoa – kunhan tietää oikeat keinot. Tässä käytännön opas, miten toimitat kuitit sujuvasti Netvisor-järjestelmään ja säästät sekä omaa että kirjanpitäjäsi aikaa.

Miksi käyttää Visma Scanneria ja oikeita tapoja?

✅ Säästää aikaa – vähemmän toimistolla istumista:
Yrittäjän ei tarvitse viettää aikaa tietokoneen ääressä tai toimistohuoneessa papereita selvittäen. Kuitti lähtee suoraan kirjanpitoon jo maksutilanteessa – suoraan puhelimesta, missä ja milloin tahansa. Näin aikaa jää enemmän itse työn tekemiseen tai vapaa-aikaan.

✅ Vähemmän virheitä: Kun kuitti on heti digitaalisessa muodossa ja täydennetty oikeilla tiedoilla (summa, maksupäivä, maksutapa), kirjanpito pysyy oikein. Ei tule unohduksia, tuplakirjauksia tai epäselviä maksutapahtumia.

✅ Vältät mysteerikorttimaksut: Jos korttimaksua ei ole kuitilla vahvistettu, kirjanpitoon jää mysteerejä, joiden selvittely vie aikaa – ja pahimmillaan maksaa ylimääräistä.

✅ Verot ja vähennykset oikein: Kun kulut ja kuitit on toimitettu oikein, yritys saa kaikki sille kuuluvat alv-vähennykset ja kulut kirjattua oikein.

✅ Säilytysvelvollisuus täyttyy automaattisesti: Digitaalinen kuitti säilyy Netvisorissa kirjanpitoa varten, eikä fyysisiä papereita tarvitse säilyttää erikseen.

✅ Joustavuutta – missä ja milloin vain: Kuitit voi toimittaa heti suoraan paikan päältä, matkalta tai kahvilasta. Ei tarvitse odottaa toimistolle pääsyä.

✅ Helpottaa tilinpäätöstä ja raportointia: Kun kaikki aineisto on ajan tasalla, tilinpäätös, veroilmoitukset ja raportointi hoituvat sujuvasti ilman kiirettä tai puuttuvia tietoja.

1. Maksettu kuitti – käytä Visma Scanner -sovellusta

Onko kyseessä kortilla tai luottokortilla maksettu kulu? Helpoiten toimitat kuitin käyttämällä Visma Scanner -mobiilisovellusta. Sovellus mahdollistaa:

• Kuitin kuvaamisen suoraan puhelimella

• Kulun lisätietojen lisäämisen: summa, maksupäivä, maksutapa, laskentakohde tai projekti

• Kuitin liittämisen matkalaskuun

Näin tieto siirtyy automaattisesti ja siististi kirjanpitoon. Tämä on suositeltavin tapa etenkin silloin, kun kuitteja syntyy kentällä tai liikkuvassa työssä.

2. Ei mobiilisovellusta? Lähetä kuitti sähköpostilla

Jos mobiilisovellus ei ole käytössä, voit lähettää kuitin myös PDF-muodossa sähköpostilla osoitteeseen escan@netvisor.fi.

Muistathan nämä:

• Lähetä vain yksi liite per sähköposti

• Varmista, että sähköposti lähtee rekisteröidystä osoitteesta , jotta kuitti kohdistuu oikeaan yritykseen

Tämä toimii hyvin esim. verkkokauppatilauksista tai skannatuista kuiteista.

3. Maksettu ostolasku – muista eScan

Jos ostolasku on tullut paperilla ja olet jo maksanut sen, voit toimittaa sen kirjanpitoon lähettämällä laskun PDF:nä sähköpostilla eScaniin. Tämä on tärkeää, sillä eScan ei seuraa laskun eräpäiviä – sen oletetaan olevan jo maksettu.

4. Ostolasku, jota ei ole vielä maksettu – lähetä ostoreskontraan

Jos lasku on saapunut paperisena ja haluat maksaa sen Netvisorin kautta , ohjaa se ostoreskontraan. Ostoreskontran osoitteen löydät Netvisorista kohdasta Yrityksen tiedot > Laskutusosoitteet.

5. Kirjanpitäjän näkökulmasta – näin helpotat heidän työtään

Kirjanpitäjälle tilanne on selkein, kun aineisto tulee suoraan eScanin kautta ja se voidaan kohdistaa tiliotteella näkyvään korttimaksuun tai ostoreskontrassa olevaan luottokorttilaskuun. Mitä vähemmän irrallisia tai epäselviä kuitteja, sitä parempi.

Usein toistuva ongelma – Visma Scannerin käyttöönotto jää puolitiehen

Yleinen haaste on, että työntekijöitä ei perehdytetä Visma Scannerin käyttöön. Tuloksena on kadonneita kuitteja, epäselviä maksutapahtumia tai ryppyisiä lappuja kassien pohjilta.

👉 Ratkaisu: Näytä tiimillesi, miten sovellus toimii. Kun Visma Scanner on käytössä koko porukalla, säästät aikaa ja vältät mysteeriset maksut ja kadonneet kuitit.

Yhteenveto

Kun kuittien toimitus Netvisoriin tapahtuu oikeita kanavia pitkin, arki sujuu helpommin – niin sinulla kuin kirjanpitäjälläsi. Hyödynnä mobiilisovellus tai sähköpostiohjeet tilanteen mukaan ja muista perehdyttää tiimi oikeaan käytäntöön. Näin vältät turhat jälkipyykit ja keskityt olennaiseen.

Kiinnostaako tuottava varastonhallinta?

Jos sinulla on varasto, voisit hyötyä kirjoittamistamme artikkeleista. Aiheina ovat mm. Onnistunut varastonhallinta, hyödyllinen ABCD-raportti, ostobudjetin laatiminen ja myyntikatteen parantaminen.

Mikä ihmeen Fionia?

Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Olemme erikoistuneet palvelemaan kauppaliikkeitä – jälleenmyyjiä, tukkukauppoja ja maahantuojia – jotka muodostavat asiakaskunnastamme ylivoimaisen enemmistön. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen. Yhteystietomme löydät täältä.