Lomapalkkavaraus on yksi niistä kirjanpidon termeistä, jotka kirjanpitäjä mainitsee ohimennen, ja yrittäjä nyökkää – vaikka mielessä pyörii, mistä oikeastaan on kyse. Tässä kirjoituksessa avataan asia selkokielellä. Et tarvitse kirjanpitäjän koulutusta ymmärtääksesi, miksi lomapalkkavaraus vaikuttaa suoraan siihen, näyttääkö tuloslaskelmasi totuuden.
Käydään läpi neljä asiaa:
- Mikä lomapalkkavaraus ja lomapalkkavelka ovat
- Miten velka syntyy – ja mistä osista se koostuu
- Miksi ajoituksella on väliä
- Mitä tämä tarkoittaa yrityksesi kassan kannalta
Mikä lomapalkkavaraus on?
Kun työntekijä tekee töitä, hän ansaitsee samalla lomaa. Lomaa ei kuitenkaan pidetä heti, vaan usein vasta kuukausia myöhemmin – tyypillisesti seuraavana kesänä. Näiden kahden hetken väliin syntyy velka: yritys on jo saanut työpanoksen, mutta lomasta koituva palkkameno on vielä maksamatta.
Lomapalkkavaraus on tämän velan merkitseminen kirjanpitoon. Se vastaa yksinkertaiseen kysymykseen: paljonko yritys olisi velkaa työntekijöilleen, jos kaikki tähän mennessä ansaitut lomat maksettaisiin heti ulos?
Termit lomapalkkavaraus ja lomapalkkavelka tarkoittavat käytännössä samaa asiaa. Lomapalkkavelka on se euromäärä, joka yrityksellä on työntekijöilleen kertynyt. Lomapalkkavaraus on tuo sama summa vietynä kirjanpitoon varauksena, joka näkyy yrityksen taseessa velkana.
Miksi lomapalkkavaraus tehdään – ja miksi se on yrittäjän asia
Kuvittele, että yrityksesi tekee alkuvuonna hyvää tulosta. Numerot näyttävät vahvoilta, ja mietit investointeja tai osingonjakoa. Sitten tulee kesä, lomapalkat ja lomarahat lähtevät tililtä, ja yhtäkkiä tilanne näyttääkin aivan toiselta.
Mitä tapahtui? Todellisuudessa lomakulut olivat syntyneet jo koko alkuvuoden ajan – työntekijät ansaitsivat lomaa joka kuukausi. Ne eivät vain näkyneet kirjanpidossa, koska rahaa ei ollut vielä maksettu.
Juuri tämän lomapalkkavaraus korjaa. Se tuo kulun näkyviin silloin, kun se oikeasti syntyy, eikä vasta silloin, kun raha liikkuu. Hyvän kirjanpitotavan perusperiaate on, että kulut kohdistetaan sille ajalle, jolla ne kertyvät. Ilman varausta tuloslaskelmasi antaa liian ruusuisen kuvan alkuvuodesta ja kesä puolestaan näyttää taloudellisesti todellista synkemmältä.
Yrityksen johdolle tämä on olennaista, koska päätöksiä tehdään lukujen pohjalta. Jos luvut valehtelevat, myös päätökset menevät helposti pieleen.
Näin lomapalkkavelka muodostuu
Lomapalkkavelka koostuu kolmesta osasta:
- Ansaitut lomapäivät – työntekijä kerryttää vuosilomalain mukaan yleensä 2 tai 2,5 lomapäivää jokaiselta kuukaudelta. 2,5 päivää kertyy, kun työsuhde on kestänyt yli vuoden. Lomaa kertyy niin kutsutun lomanmääräytymisvuoden aikana, joka on huhtikuun alusta maaliskuun loppuun.
- Lomaraha – monissa yrityksissä työehtosopimus tai paikallisesti sovittu käytäntö velvoittaa maksamaan lomarahaa (lomaltapaluurahaa), joka on tyypillisesti 50 % lomapalkasta. Sekin on osa velkaa.
- Työnantajan sivukulut – lomapalkan ja lomarahan päälle tulevat vielä työnantajan sivukulut, kuten työeläke- ja sosiaalivakuutusmaksut.
Kun nämä osat lasketaan yhteen jokaiselta työntekijältä, velka voi nousta taseessa yllättävän suureksi. Vaikka yrityksessä on vain muutama työntekijä, kokonaissumma kasvaa helposti viisinumeroiseksi, ja kymmenien työntekijöiden kohdalla pyöritään usein kuusinumeroisissa summissa.
Todelliset luvut riippuvat palkoista, alasta ja kertyneistä lomapäivistä. Tästä syystä lomapalkkavaraus ei ole pikkuasia varsinkaan toimialoilla, joissa henkilöstökulut muodostavat merkittävän osan kulurakenteesta.
Kuukausittain vai kerran vuodessa?
Lomapalkkavarausta voidaan päivittää kahdella tavalla:
Kerran vuodessa, tilinpäätöksessä. Tämä on kevyempi tapa, ja sitä näkee erityisesti muutaman työntekijän yrityksissä, joissa tulosta ei välttämättä seurata kuukausitasolla. Riskinä kuitenkin on, että koko vuoden laskennalliset lomapalkkakulut kasautuvat yhteen hetkeen ja tämän vuoksi tilinpäätöshetki tuo mukanaan negatiivisen yllätyksen tuloksen osalta.
Kuukausittain. Tässä varausta päivitetään joka kuukausi eli jatkuvasti sitä mukaa, kun ansaittua lomaa kertyy. Tämä on ehdottomasti suositeltavaa aina, kun yrityksessä on työntekijöitä ja tulosta seurataan kuukausitasolla. Näin toimimalla jokaisen kuukauden tulos ja raportit näyttävät oman todellisen osansa myös lomapalkkakuluista. Näin vältetään ikävät heilahtelut ja yllätykset tilinpäätöshetkellä.
Nyrkkisääntö: mitä enemmän palkkaa maksat ja mitä tarkemmin seuraat lukuja, sitä perustellumpaa on tehdä varaus kuukausittain.
Lomapalkkavaraus ja kassavirta
Lomapalkkavaraus ei liikuta rahaa, se on pelkkä laskennallinen varaus. Raha lähtee kassasta vasta silloin, kun lomapalkat ja -rahat oikeasti maksetaan – useimmiten seuraavana kesänä.
Juuri tämän takia lomapalkkavaraus on yrittäjälle hyödyllinen työkalu eikä pelkkä kirjanpidon muodollisuus. Se kertoo etukäteen, kuinka iso lasku kesällä on edessä. Kun tiedät sen jo keväällä, osaat varata kassaan riittävästi rahaa etkä joudu yllättämään itseäsi.
Loma ei myöskään aina realisoidu kesällä. Jos työntekijän työsuhde päättyy, ansaitut mutta käyttämättä jäävät lomat maksetaan lopputilin yhteydessä rahana – usein selvästi odotettua aiemmin. Ilman ajantasaista varausta tämä voi tulla ikävänä yllätyksenä keskellä vuotta. Kun velka on kirjattu, meno ei yllätä: se on jo huomioitu luvuissa.
Tuloksen ja kassan ero on muutenkin yksi tärkeimmistä asioista, jotka yrittäjän kannattaa sisäistää. Kirjoitimme aiheesta erikseen jutussa kassavirta vs. tuloslaskelma. Lomapalkkavaraus on käytännön esimerkki juuri siitä, miksi tulos ja pankkitilin saldo eivät koskaan kerro samaa tarinaa.
Yhteenveto
Lomapalkkavaraus ei ole kirjanpitäjän kikka vaan tapa näyttää totuus. Se varmistaa, että:
- tuloksesi ei näytä alkuvuonna paremmalta kuin se on
- kesän lomapalkat eivät tule yllätyksenä
- teet päätöksiä lukujen varassa, joihin voi luottaa
Yrittäjänä sinun ei tarvitse osata laskea varausta itse – se on tilitoimiston työtä. Sinun kannattaa kuitenkin ymmärtää, mistä on kyse, ja varmistaa, että se tehdään ja että näet sen vaikutuksen omissa raporteissasi. Hyödyllinen kirjanpitäjä myös kertoo sinulle, mitä luvut tarkoittavat – eikä vain kirjaa niitä.
Jos et ole varma, näyttääkö oma tuloslaskelmasi tällä hetkellä todellisen tilanteen, tai jos lomapalkat tuppaavat yllättämään joka kesä, kannattaa meidän luultavasti jutella.
Usein kysyttyä aiheesta
Lomapalkkavaraus herättää usein samat kysymykset yrittäjissä ja toimitusjohtajissa. Tähän on koottu yleisimmät – tarkemmat vastaukset oman yrityksesi tilanteeseen saat aina suoraan meiltä.
Mietitkö, näyttääkö oma tuloslaskelmasi tällä hetkellä todellisen tilanteen? Ota rohkeasti yhteyttä, niin katsotaan yhdessä.
Mikä on lomapalkkavaraus?
Lomapalkkavaraus on kirjanpitoon tehtävä varaus, joka kertoo, kuinka paljon yritys on velkaa työntekijöilleen heidän jo ansaitsemistaan mutta vielä pitämättömistä lomista – sivukuluineen ja lomarahoineen. Se on siis tulevaisuuden palkkameno, joka on jo syntynyt, vaikka rahaa ei ole vielä maksettu.
Mitä eroa on lomapalkkavarauksella ja lomapalkkavelalla?
Käytännössä ne tarkoittavat samaa asiaa. Lomapalkkavelka on se euromäärä, jonka yritys olisi velkaa työntekijöille, jos kaikki ansaitut lomat maksettaisiin heti ulos. Lomapalkkavaraus on tämä sama velka vietynä kirjanpitoon varauksena. Kirjanpitäjä saattaa käyttää molempia termejä.
Onko lomapalkkavaraus pakollinen?
Ansaitut mutta pitämättömät lomat ovat aitoa velkaa, ja hyvän kirjanpitotavan mukaan menot kirjataan sille tilikaudelle, jolla ne syntyvät. Käytännössä varaus tehdään aina viimeistään tilinpäätöksessä, mutta se kannattaa ehdottomasti tehdä kuukausittain.
Kannattaako lomapalkkavaraus tehdä kuukausittain vai kerran vuodessa?
Jos yrityksessä on työntekijöitä ja seuraat tulosta kuukausitasolla, kannattaa varaus päivittää kuukausittain. Silloin jokainen kuukausi kantaa oman osansa lomakuluista, eikä yksikään kuukausi näytä todellista paremmalta tai heikommalta. Kerran vuodessa tehtynä varaus voi tuoda ikävän yllätyksen tilinpäätökseen.
Miten lomapalkkavaraus vaikuttaa kassavirtaan?
Varaus itsessään ei liikuta rahaa – se on kirjanpidollinen merkintä tulevasta menosta. Raha lähtee kassasta vasta, kun lomapalkat ja lomarahat maksetaan, tyypillisesti kesällä. Siksi varaus on tärkeää ennakointia: se kertoo etukäteen, paljonko tulevaisuuden lomapalkkoihin tarvitaan rahaa.
Kiinnostaisiko hyödyllinen kirjanpito?
Fionia tekee Suomen hyödyllisintä taloushallinnon palvelua yrityksille, joilla on varasto. Sen ansiosta saat tarpeisiisi sopivat raportit – myös tuotekohtaisesta katteesta.
Tutustu tapaamme tehdä kirjanpitoa