Varastonhallinta

Varastonhallinnan keskeisimmät osa-alueet

Onnistunut varastonhallinta kattaa seuraavat osa-alueet:

• Ostotoiminta
• Varastonseuranta
• Vastaanotto
• Varastointi
• Tilausten käsittely
• Lähetys
• WMS tai ERP-ohjelmisto ja näiden integraatiot
• Varastokirjanpito

Avataan onnistuneen varastonhallinnan osa-alueita hieman.

Varastonhallinta alkaa ostotoiminnasta

Varastonhallinta alkaa varaston ulkopuolelta – markkinoilta. Jopa 80 % kauppaliikkeiden kassakriiseistä johtuu huonosti hoidetusta ostotoiminnasta – on ostettu väärin, yleensä itselle, eikä asiakkaille.

Maailma ei ole valmis – täällä on jatkuva tarve erilaisille tuotteille. Joka päivä ihmiset ja yritykset ostavat vaatteita, pultteja, kondensaattoreita, moottoreita veneisiin jne. Jos tavara ei liiku, ei ostettu tavara vastaa markkinatarpeeseen ja/tai maksuhaluun. 99 % tavaroista saadaan myytyä, kunhan hinta vain on olla oikea. Tulokselliseen varastonhallintaan liittyen ABCD-raportti on äärimmäisen hyödyllinen työkalu.

Ostotoiminnassa valikoiman rajaaminen on erittäin suositeltava keino. Jokaisen ostotilauksen kohdalla kannattaakin miettiä myynnin sijaan myyntikatetta – mikä tuo eniten myyntikatetta, ts. sitä millä palkan maksetaan. Myyntikate on tärkeämpi kuin myynti, koska myyntikate sisältää aina myyntiä, mutta myynti ei aina sisällä myyntikatetta. Myyntikatetta käsittelevän kirjoituksen löydät täällä.

Varastonseuranta

Paljonko tavaraa on varastossa suhteessa kysyntään – millaiset saatavuusprosentit (saatavuus%) eri tuotteilla ja tuoteryhmillä on? A-tuotteilla saatavuusprosentin tulisi olla 99–100 %, D-tuotteilla jopa alle 50 %. Harmillisen usein luvut ovat päinvastoin..

Saatavuusprosentti tarkoittaa sitä, millä prosentilla pystyimme täyttämään asiakastarpeen saman tien. Ruokakaupassa maito on hyvä esimerkki – sitä on hyllyssä aina. Eli saatavuus% on 100 %. Maito menee joka päivä, toisin kun joulukuuset.

Toinen tärkeä varastonseurannassa on varaston arvo. Paisuva varasto on yleensä merkki siitä, että yritys siirtyy pikkuhiljaa myyntibisneksestä varastointibisnekseen. Varastosta tulee tavaroiden loppusijoituspaikka. Tämä ongelma juontaa taas juurensa ensimmäisenä mainittuun ostotoimintaan.

Vastaanotto

Kun tavaraa tulee varastolle, kuinka nopeasti ja kustannustehokkaasti tavara saadaan varaston ja/tai myymälän hyllyille tai esim. verkkokaupan saldoille. Tulevalle tavaralle olisi syytä varata oma, selkeä tilansa, josta tuotteet siirretään paikoilleen. Hyvä peukalosääntö varastontäyttöasteelle on 80 %. Miksi ei 100 %? Koska juurikin varastoon saapuvalle tavaralle pitää olla tilaa. Eikä se ole lattia.

Varastointi

Itse varasto. ”Meiltä loppuu varasto kesken, ajateltiin laajentaa sitä” on lause, johon törmäämme harmillisen usein. Usein oikeaa tarvetta ei ole. Mutta minkä kokoinen varasto olisi hyvä?

Kun varastonkiertoluku on toimialan keskiarvo tai sitä parempi – voit pohtia varaston laajentamista. Kokemuksemme mukaan kooltaan pieni varasto, kärjistetysti sanottuna autotallivarasto, tuntuu olevan äärimmäisen hyvä varasto. Tilan pienuus pakottaa positiivisella tavalla miettimään ostoja ja varastointia ihan eri tasolla, kuin valtavan kokoinen varastohalli. Eli taas päädymme ostotoiminnan tärkeyteen onnistuneessa varastonhallinnassa.

Jos yrityksen liikevaihto on miljoona euroa, ja varastonarvo puoli miljoonaa, on varasto paisunut ja se kiertää vain kaksi kertaa vuodessa. Jos miljoona euroa vaihtavan varaston varastoarvo on 100–200 tuhatta, kiertää varasto 6–12 kertaa vuodessa, mikä on jo todella hyvä. Varastonkiertoluvusta voit lukea lisää täältä.

Tilausten käsittely

Keräily, pakkaus ja tilausten valmistelu lähetystä varten – tässä kohtaa tarkkuus ja nopeus ovat etusijalla. Täällä yksi suosikkivideoistani aiheeseen liittyen.

Lähetys ja myynti

Miten helposti ja kustannustehokkaasti tavara saadaan lähtemään tai vietyä myymälän hyllyyn?

WMS tai ERP-ohjelmisto ja näiden integraatiot sekä prosessit

Miten varastossa olevia tuotteita ja ja määriä hallitaan? Entä miten tieto ostosta siirtyy varastonhallinta (WMS) tai tuotannonohjauksesta (ERP) taloushallintoon? Kuinka paljon/vähän tämä vaatii manuaalista tiedon siirtoa?  Entä miten vakiintuneet toimintamallit (prosessit) on integroitu tähän? Tämä on tärkeä ja ISO kokonaisuus.

Tilitoimistona kiinnitämme huomiota datan siirtymiseen (integraatiot mm. taloushallinto-ohjelmaan ja kassajärjestelmään) sekä hyödylliseen raportointiin. 

Varastokirjanpito

Tämä on Fionian ydinosaamista.  Harmillisen usein nykyinen tilitoimisto ei hallitse  varastokirjanpitoa, ja yrittäjä ottaa tietämättään osaamattoman toimiston kanssa kohtuuttoman riskin. Huonosti hoidettu varastokirjanpito on yllätyksellistä ja jännittävää, mutta emme Fionialla usko että kukaan tietoisesti haluaa tehdä sellaista. Varastokirjanpidosta enemmän täällä.

Varastonhallinnan ydinosa-alueet

Millä oikeasti on merkitystä kannattavan ja tuloksellisen varastonhallinnan vinkkelistä?  Suosittelemme keskittymään kolmeen perusasiaan:

1. Ostotoiminta,
2. Hyödyllinen raportointi ja
3. Toimivat softat.

Jos 80 prosenttia ongelmista, jatkuvasta kassakriisistä johtuu ostotoiminnasta, ei paraskaan softa auta. Jos raportit eivät auta tekemään parempia päätöksiä – eli ostamaan paremmin – ovat raportit täysin hyödyttömiä. Ja jos softan kanssa joutuu näkemään liikaa vaivaa, eikä sieltä saa sitä tietoa mitä tarvitaan, on halpa softa yrittäjän betonikengät. Toisin sanoen, paraskaan hyllyjärjestelmä tai automaatio isossa varastossa ei auta, jos edellä mainitut asiat eivät ole kunnossa.

Kuten alussa kirjoitin, varastonhallinta on iso kokonaisuus. Kauppaliikkeelle varasto on sydän, jonka mukana eletään ja kaadutaan. Varasto ei ole vain rivi taseessa. Siksi siihen ja sen hallintaan kannattaa pistää paukkuja.

Hyvä siitä tulee.