Varastokirjanpito
Varastokirjanpidolla tarkoitetaan sitä taloushallinnon ja kirjanpidon osa-aluetta, joka keskittyy varastossa oleviin tuotteisiin. Varasto nostaa kirjanpidon vaativuuden toiseksi vaikeimmalle tasolle – kirjanpidon näkökulmasta vain kansainvälinen konserni on tätäkin vaikeampi ja vaativampi.
Syy tähän liittyy varaston vaikutukseen: se on kaiken keskellä. Varasto ja varastokirjanpito vaikuttavat kaikkeen. Varastolla vahvistetaan kassaa, maksetaan palkat ja tehdään tulos – tai tuhotaan kaikki edellä mainitut.
Yrittäjän, joka siirtyy palvelubisneksestä – esim. koodarifirmasta tai henkilöstövuokrauksesta – bisnekseen, jossa on varasto, on hyvä tiedostaa, että kirjanpidon vaatimustaso nousee saman tien. Jotta vältetään turhat veroseuraamukset — tai äärimmäisessä tapauksessa rikosoikeudelliset seuraamukset.
Varastokirjanpito, yli 200 000 euron veromätkyt ja osaamaton tilitoimisto
Miltä tuntuisi olla vähän reilun miljoonan euron liikevaihtoa tekevän maahantuontiyrityksen kippari, jolle Verohallinto mätkäisee yli 200 000 euron veromätkyt, koska osaamaton tilitoimisto ei osannut kirjata EU-ostoja ja niiden alveja oikein? Siis maksat alveja ostoista, joista ei edes tarvitsisi maksaa alveja? Kiroilisitko? Kuinka paljon?
Edellä mainittu tapaus on ikävä kyllä totta. Osaamaton kirjanpitäjä teki liian vaativaa kirjanpitoa, kirjasi ostot väärin – ja yrittäjä maksaa laskun. Kiroilee, manailee, mutta maksaa veromätkyt – lainarahalla. Kirjanpito oli kuulemma ollut ostohetkellä todella edullinen. Nyt se on varmaan suhteessa Suomen kalleimpia kirjanpitoja. Tämä on vain yksi esimerkki kauppaliikkeen, eli yrityksen jolla on varasto, kirjanpidon vaativuudesta.
Varastokirjanpito lyhyesti
Varastokirjanpidosta selviää – tai pitäisi selvitä – minkä arvoista tavaraa (nk. vaihto-omaisuus) varaston ja myymälän hyllyillä pötköttelee. Paljonko sinulla on rahaa (ja tavaraa) hyllyillä? Mitä tarkempi ja ajantasaisempi tieto on, sitä hyödyllisempi se on.
Se, nouseeko vai laskeeko varaston euromääräinen arvo, on erittäin tärkeä ja hyödyllinen tieto yrittäjälle. Kirjanpitolaki määrää, että varaston euromääräinen arvo tulee selvittää vuosittain. Käytännössä tämä tarkoittaa vuosittaista inventaariota. Tämä arvo viedään kirjanpidon kautta tilinpäätökseen. Hyöty yrittäjälle? Lähes nolla.
Hyödyllisempi tapa on tehdä inventaariota jatkuvasti. Tämä liittyy varaston saldotarkkuuteen – sen pitäisi olla 99 prosentin paremmalla puolella. Eli ajantasainen tieto voittaa tässäkin lakisääteisen minimivaatimuksen, inventaariota tehdään ensisijaisesti itselle, vasta toissijaisesti viranomaisia varten. Miksi helpottaa kilpailijoiden tilannetta?
Varastokirjanpidon tasot
Varastokirjanpitoa voidaan toteuttaa käytännössä useilla eri tavoilla. Alla lueteltu jaottelu on kokemuksemme mukaan varsin toimiva.
Taso 1: Muistinvarainen varastokirjanpito (“Mä kyllä muistan”)
- Ei dokumentaatiota.
- Tiedot perustuvat yrittäjän omaan muistiin ja arvioon.
- Inventaaria ei tehdä tai se tehdään summittaisesti.
- Varaston arvo ilmoitetaan tilinpäätökseen ”noin summana”.
Sopii: Vain pienimmille yrityksille, alle 20 tuotetta, satunnaista myyntiä tai omaan käyttöön tarkoitettu varasto.
Hyödyt: Halpa yhden kuukauden ajan. Jännittävää.
Riskit: Suuri virhealttius, taseessa väärä varastoarvo, mahdollisuus verotuksellisiin ja tilintarkastuksellisiin ongelmiin.
Taso 2: Paperilla tai Excelissä pidetty varastokirjanpito
- Tuotetiedot, määrät ja ostohinnat kirjataan Exceliin tai lomakkeille.
- Tapahtumat (ostot, myynnit, palautukset, hävikki) kirjataan käsin, mutta eivät aina säännöllisesti.
- Inventointi ehkä kerran vuodessa.
Sopii: Pienelle yritykselle, 20–100 tuotetta, joissa vaihtuvuus on vähäistä ja varasto ei ole keskeinen osa liiketoimintaa.
Hyödyt: Jo selkeämpi näkyvyys varastoon, mutta virheriski suuri erityisesti kiireessä tai jos kirjaus jää tekemättä.
Riskit: Merkittävä virhealttius, taseessa väärä varastoarvo, edelleen mahdollisuus verotuksellisiin ja tilintarkastuksellisiin ongelmiin.
Taso 3: Järjestelmällinen manuaalinen varastokirjanpito
- Exceliä tai muuta yksinkertaista työkalua käytetään aktiivisesti.
- Tapahtumat kirjataan päivittäin tai reaaliaikaisesti.
- Säännölliset inventoinnit ja varastoarvon laskenta (esim. FIFO tai keskihinta).
- Varastoraportti toimitetaan kirjanpitoon oikein.
Sopii: Yritykselle, jolla on 100–500 tuotetta ja tarve seurata katteita ja varaston arvoa luotettavasti, mutta ei vielä automaatiota.
Hyödyt: Perustoimiva varastokirjanpito, soveltuu pienyritykselle.
Haaste: Erittäin työläs ylläpitää ilman automaatiota. Helposti haavoittuvainen, jos yksi henkilö hallitsee kaiken.
Taso 4: Sähköinen varastonhallinta integroituna taloushallintoon
- Käytössä ohjelmisto, joka seuraa varastoa reaaliaikaisesti (esim. Fennoa, Netvisor, Procountor + varastolisäosa).
- Ostot, myynnit ja siirrot päivittyvät automaattisesti.
- Arvonmuutokset kirjautuvat kirjanpitoon järjestelmän kautta.
- Inventoinnit tukevat järjestelmää ja tasearvoa.
Sopii: Kasvavalle yritykselle, jolla on yli 500 tuotetta tai suuri kiertonopeus. Soveltuu erityisesti tukkukauppaan, verkkokauppaan ja tuotantoyrityksiin.
Hyödyt: Tarkka, tehokas ja ajantasainen varastotieto, virheitä vähän. Säästää (vapaa-)aikaa. Sopii kasvaville ja monituote- tai verkkokauppayrityksille. Mukava haaste: Pääsee opettelemaan hyödyllisen ohjelmiston käyttämistä.
Eli kuten huomaa, vaatimustaso muuttuu yllättävän nopeasti. Tänä päivänä erilaiset ohjelmistot ovat arkipäivää, enkä usko, että kehitys veisi suuntaan, jossa ohjelmistojen merkitys vähenee. Käytännössä tänä päivänä kaikissa menestyvissä yrityksissä varastoa seurataan jollain sähköisellä järjestelmällä. Eikä Excel-taulukko ole sellainen. En ihan aidon oikeasti ymmärrä, miten joku edes harkitsee ison tuotevalikoiman ja varaston hallinnointia Excelissä. Huonokin softa on Exceliä parempi. Hyvä softa tekee rahaa ja luo aikaa. Vähän sama kuin kuljetusliike yrittäisi täyttää rekka-autojen renkaita fillarin pumpulla. Kyllä ne renkaat käsipumpullakin täyttää, mutta on se aivan järjettömän tehotonta. Ehkä varasto-ohjelmistoa kannattaakin pohtia enemmän ”mikä tuo minulle eniten vapaa-aikaa?” kuin rahallisen säästön kautta.
Varastokirjanpito, yrittäjä ja tilitoimisto
Varaston arvo vaikuttaa suoraan siihen, minkä verran yritys tekee voittoa/tappiota. Siksi yrittäjän ja tilitoimiston välinen yhteistyö on kriittinen osa kokonaisuutta.
Yrittäjä
Yrittäjän vastuulla on olla – ja pitää itsensä – kartalla varaston arvoon liittyvistä muutoksista. Nousiko arvo, vai saatiinko varastoa pienennettyä? Vie tämä tieto tilitoimistolle.
Tilitoimisto
Tilitoimiston vastuulla on kirjata tapahtunut muutos kirjanpitoon. Tieto vaikuttaa AINA tulokseen. Jos tilitoimisto ei tätä tietoa kysele, on se yleensä merkki siitä, ettei tilitoimistosi ole ymmärtänyt varaston merkitystä sinulle oikein. Eikä se ole sinun kannalta hyvä merkki. Varasto ei ole vain numeroita kirjanpidossa – se on kaiken keskellä. Kuten sydän ihmisellä. Eli tästä päästään alussa mainitsemaani kirjanpidon vaativuudesta. Vain kansainvälinen konsernikirjanpito on vaativampaa kuin kauppaliikkeen kirjanpito, liikevaihdon koosta riippumatta. On aivan eri asia olla kirjanpitäjän käsissä, jolla on vastuullaan 10–20 kauppaliikettä ja syvällinen ymmärrys varastokirjanpidosta, kuin kirjanpitäjän, jonka työpöydällä pyörii 30–50 yhden hengen mainostoimistoa — yrityksiä, joissa varastoa ei ole eikä varastokirjanpitoa tarvitse miettiä. Ensimmäinen tietää, mitä varaston arvo tekee tulokselle. Jälkimmäinen ei ole ehkä koskaan edes kirjannut varastoa oikein, enkä usko että haluat olla harjoituskappale..
Vinkit varastokirjanpitoon
Apua tuova ohjelmisto, toimialaosaamisella varustettu osaava tilitoimisto ja omat prosessit. Noihin kolmeen seikkaan tiivistyy kokemukseni paljon hyvää. Kaikilla on oma merkittävä roolinsa tuloksen teon kannalta. Ohjelmiston valintaan kannattaa panostaa, koska sen parissa saakin sitten pyöriä päivittäin.
Mutta vaikka haluaisin sanoa, että toimialaosaamisella varustettu osaava tilitoimisto olisi se menestyksen salaisuus, totuus on, että se tulee vasta ohjelmiston ja prosessien jälkeen. Ja se on ihan ok.
Lisää luettavaa varastonhallinnosta?
Jos sinulla on varasto, voisit hyötyä muistakin kirjoittamistamme artikkeleista. Aiheina ovat mm. Onnistunut varastonhallinta, hyödyllinen ABCD-raportti, ostobudjetin laatiminen ja myyntikatteen parantaminen.
Mikä ihmeen Fionia?
Fionia on 2023 perustettu nykyaikainen ja asiakkailleen hyödyllisin tilitoimisto. Olemme erikoistuneet palvelemaan kauppaliikkeitä – jälleenmyyjiä, tukkukauppoja ja maahantuojia – jotka muodostavat asiakaskunnastamme ylivoimaisen enemmistön. Lakisääteisten tehtävien lisäksi työmme sisältää aina PK-yrityksen johdolle hyödyllistä ja arvokasta numerotietoa päätöksenteon tueksi. Meiltä halutaan luotettavaa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa, ja sitä myös toimitamme. Toimitusjohtajana toimii Tero Puranen. Yrityksen omistus on sataprosenttisesti suomalainen. Yhteystietomme löydät täältä.
Kirjoittaja Tero Puranen
Tero Puranen on entinen yritysvalmentaja, nykyisin tilitoimisto Fionian toimitusjohtaja ja osakas, intohimona kannattava kasvu ja hyvä johtaminen. 24/7 isä, puoliso, lukutoukka ja moottoripyöräilijä.