”Haluan lisää tunteja vuorokauteen ja paremman palkan”, totesi taas kerran eräs kauppaliikkeen yrittäjä. Tämän kirjoituksen tarkoituksena on auttaa kauppaliikkeen yrittäjää pääsemään noihin tavoitteisiin hyvän katteen kautta. Kauppaliikkeellä tarkoitamme tukkuja, maahantuojia, verkkokauppoja, erikoiskauppoja ja muita varastokriittisillä toimialoilla toimivia yrityksiä. Ratkaisu ongelmaan löytyy tuotekohtaisen katteen raportoinnista. Ensin huonot ja hyvät uutiset.
Huonot uutiset tuotekohtaisesta katteesta
Kaikki kauppaliikkeet painivat tämän saman ongelman kanssa
Hyvät uutiset tuotekohtaisesta katteesta
Kaikki kauppaliikkeet painivat tämän saman ongelman kanssa
Tuotteiden hankintahintojen ja saldojen päivittäminen on käytännössä kaikissa kauppaliikkeissä käsityötä – manuaalista kirjaamista. Palveluyrityksissä, esimerkiksi sometoimistolla, ei tätä ongelmaa ole, mutta tuotteita myyvän yrityksen kohdalla on. Tämä ongelma kuuluu niin sanotusti toimialan erityispiirteisiin.
Me Fionialla työskentelemme päivittäin varastokriittisten kauppaliikkeiden kanssa. Noin 80 % asiakkaistamme on tukkuja, maahantuojia, verkkokauppoja tai erikoiskauppoja, joille tuotekohtainen kate ja varastosaldot ovat liiketoiminnan ytimessä. Suosittu kirjanpito-palvelumme on rakennettu palvelemaan varastokriittisiä toimialoja.
Missä tuotekohtaista katetta tarvitaan?
Olen vannoutunut ABCD-raportin puolesta puhuja. Se on kauppaliikkeelle erittäin hyödyllinen, ehkä jopa hyödyllisin varasto- ja myyntiraportti joka sillä voi olla.
ABCD-raportti otetaan myyntikatteen perusteella. Myyntikate sisältää aina myyntiä, mutta myynti ei aina sisällä katetta. Ja katteella yrittäjä nostaa palkkaansa tai pidentää lomiaan. Ei myynnillä, siinä on vissi ero.
Mutta.
Jotta kyseinen raportti saadaan, pitää kauppaliikkeen yrittäjän tehdä tärkeä toimenpide: merkitä ostohinta (varastonhallinta)järjestelmään. Vain tämä mahdollistaa tuotekohtaisen katteen seurannan.
Tässä kohtaa ollaan tämän ongelman ja kirjoituksen ytimessä. Ostohinta on kriittinen ainesosa raportin rakentamisessa.
Asia kuulostaa todella yksinkertaiselta, mutta kokemuksemme mukaan merkittävällä määrällä kauppaliikkeistä tämä on täysin tekemättä. Tietoa ei ole, tai tieto on jossain, jollakulla, mutta ei kootusti yhdessä paikassa. Siksi on erittäin tärkeää päättää, missä tuotteen masterdata on ja missä tuotetiedot ovat.
Kaksi eri raporttia – koko yrityksen ja varaston
Meidän ydinosaamistamme Fionialla on tuottaa taloushallinnon raportteja, joissa seurataan mm. myyntikatetta koko yrityksen tai esimerkiksi kustannuspaikkojen tasolla. Tämä on tärkeä lähtötieto. Raportti kertoo, paljonko myyntikatetta on kertynyt esim. edellisen kuukauden aikana.
Mutta kun yrittäjä kysyy itseltään ”mistä tuotteista tämä kate on tarkalleen ottaen tullut?”, on usein vastauksena ”en tiedä”. Ja tämä on erittäin arvokas tieto – olet juuri paikallistanut ison positiivisen ongelman. Jos et näe katetta tuotetasolla, saatat myydä ‘voittajiksi luultuja’ tuotteita, jotka todellisuudessa syövät kassaa jokaisella toimituksella.
Tuotekohtainen kate
Jotta järjestelmä pystyy laskemaan tuotekohtaisen katteen ABCD-raporttia varten, järjestelmään tarvitaan neljä tietoa:
- Myyntihinta
- Myyntipäivä
- Ostohinta / hankintahinta
- Ostopäivä tai varastoon saapumispäivä
Kaksi ensimmäistä löytyvät käytännössä aina. Kaksi jälkimmäistä harmillisen harvoin.
Kuka vastaa tuotekohtaisesta katteesta?
Jonkun pitää päivittää johonkin järjestelmään tuotteen hankintahinta ja varastosaldo. Se ettei kukaan päivitä tietoa mihinkään, on todella riskialtis tilanne. Kun tietoa aletaan systemaattisesti päivittää, on yrityksen saama hyöty massiivinen.
Se joku voi olla:
- Yrittäjä / toimitusjohtaja (kallein vaihto, emme suosittele tätä)
- Ostoista tai hankinnasta vastaava henkilö (suositeltavin vaihtoehto)
- Tuoterekisteriä ylläpitävä henkilö
- Talousosastolta joku henkilö
- Varastolla tavaran vastaanotosta vastaava henkilö
- Ulkoistettu kumppani, kuten Fionia
Kun päätös on tehty, alkaa vastuuhenkilö syöttämään tietoa järjestelmään, jossa masterdata on.
Järjestelmä voi olla:
- Taloushallintojärjestelmä
- Verkkokaupan tuotedata
- Varastonhallintajärjestelmä (WMS) tai (suositeltavin vaihtoehto)
- Tuotannonohjausjärjestelmä (ERP)
Suosittu kombinaatio on pitää tuotteiden masterdataa (hinnat, varastosaldon määrät sekä sijainti varastossa) ERP- tai WMS-järjestelmässä ja tuotteiden tuotekuvaustiedot ja -kuvat verkkokaupassa. Myös PIM-järjestelmistä (PIM = Product Information Management -järjestelmä) on positiivisia kokemuksia.
Tärkeintä on päättää, MISSÄ masterdata on. Kaikki muut päätökset seuraavat tai ovat johdannaisia siitä. Ei kannata unohtaa myöskään markkinointia ja myyntiä – heidän on äärimmäisen tärkeää tietää, mitä voi ja kannattaa myydä.
Hankintahinta – myyntihintaa tärkeämpi tieto
Vastuuhenkilön tulee täyttää järjestelmään erityisesti kaksi tietoa – millä hinnalla tuote on hankittu (hankintahinta tai ostohinta) ja pitää ja päivittää varastosaldon paikkaansa pitävyys 100 % tasolle.
Entä mikä hinta syötetään – varsinkin kun hinnat vaihtelevat? Esimerkiksi jos tammikuussa tuote maksoi 12 euroa ja heinäkuussa 16 euroa. Kumpi hinta laitetaan?
Suosittelen aina laittamaan uusimman hinnan. Tällöin kate ei näytä aivan absoluuttista totuutta, mutta riittävän lähelle kuitenkin. Täydellistä, kirjanpidollisesti aukotonta totuutta ei useimmiten tarvita. Jo riittävän hyvä ostohintadata antaa yrittäjälle paremmat päätökset kuin täydellinen, mutta kokonaan puuttuva tieto. Bisneksessä harvoin mennään aivan absoluuttisen tarkan tiedon varassa. Ja kun yleensä ostohinnat nousevat, on nousulla tässä kohtaa negatiivinen vaikutus sinun katteeseen. Siksi on hyvä muistaa vanha bisnesviidakon sanonta ”kulut yläkanttiin, tuotot alakanttiin”.
Varastosaldo
Kuvittele tilanne, jossa yrityksen koko henkilökunta arvailee myymiensä tuotteiden saldojen paikkaansa pitävyyttä vs. tilanne, jossa henkilökunta tietää, että varastosaldot pitävät aina paikkansa. Kummassa yrityksessä tulos ja kannattavuus tulevat joka päivä stressittömämmin?
Vastaanottoprosessi on sinänsä varsin yksinkertainen, mutta sen kuntoon laittaminen on äärimmäisen hyödyllistä. Säätämisen väheneminen on dramaattista – ero on usein kuin yöllä ja päivällä. Täydellistä prosessia tärkeämpää on olla joku yhdessä sovittu ja kirjattu toimintamalli.
Otetaan kaksi esimerkkiä.
- Yritys tilaa tuotteita toiselta puolelta maapalloa. Toimitusaika on kolme kuukautta. Milloin tavara ja kenen toimesta sekä mihin järjestelmään tieto tulee, kun kolli tupsahtaa varaston vastaanottoon?
- Yritys myy tuotteen suoraan valmistajan varastosta, ja toimitus menee suoraan asiakkaan toimistolle. Miten prosessi menee nyt?
On hieno hetki, kun yritys tietää paljonko mikäkin tuote jätti katetta ja paljonko sitä on varastossa.
Jotta siihen päästään, tämä on bisneskriittinen prosessi, joka kannattaa olla kunnossa. Siksi mekin autamme Fionialla tämän asian kuntoon laittamisessa ja ABCD-raportti alkaa näyttää todellisen hyötynsä tuloksellisessa varastonhallinnassa. Sen seurauksena kannattavuus paranee, kassaan/pankkitilille alkaa kertymään enemmän rahaa, yrityksen päivittäisestä johtamisesta tulee stressittömämpää ja myös ne kesälomat pidentyvät.
Tuotekohtainen kate – Mistä liikkeelle?
Lähde liikkeelle myydyimmistä TOP20 tuotteista. Vaikka sinulla olisi valikoimassa 35 000 tuotetta, 20 tuotetta riittää alkuun erittäin hyvin.
- Täytä niiden ostohinta järjestelmään
- Aja ABCD-raportti myyntikatteen perusteella
- Katso TOP5 katetuotteet
Tulos: Näet heti, mistä kate tulee (ja mistä ei)
Haluatko tietää, olisiko tuotekohtaisesta katteesta teille oikeasti hyötyä?
Ota yhteyttä ja käydään nykytilanne läpi. Kun otat meihin yhteyttä, käymme ensin lyhyen, maksuttoman keskustelun:
- mitä järjestelmiä teillä on nyt ja miltä kokonaisuus näyttää
– missä ostohinnat ja saldot elävät - ajatuksia toivetilasta
- näkemyksen, miten mielestämme teidän kannattaisi edetä.
Keskustelu ei sido mihinkään, eikä tarkoitus ole myydä järjestelmää tai vaihtaa kirjanpitoa – vaan katsoa, millaisen hyödyn saisitte tuotekohtaisesta katteesta.
Kiinnostaisiko hyödyllinen kirjanpito?
Fionia tekee Suomen hyödyllisintä taloushallintoa erityisesti yrityksille, joilla on varasto. Sen ansiosta saat jopa 14 kuukautta etumatkaa kilpailijoihin.
Kirjoittaja Tero Puranen
Tero Puranen on entinen yritysvalmentaja, nykyisin tilitoimisto Fionian toimitusjohtaja ja osakas, intohimona kannattava kasvu ja hyvä johtaminen. 24/7 isä, puoliso, lukutoukka ja moottoripyöräilijä.